Perbedaan Gmail dan Akun Google Apps

Perbedaan Gmail dan Akun Google Apps

Ada beberapa variasi atau perbedaan Gmail dan Akun Google Apps mulai dari gmail dasar sampai akun yang berbayar dan memiliki kemanan dan kapasitas yang tinggi yaitu akun Google Apps For Work dan Google Apps Unlimited. Berikut akan dijelaskan 4 tipe akun Google dan bagaimana menerapkannya pada pengguna perusahaan (Enterprise Users).

Perbedaan Gmail dan Akun Google Apps Lainnya

Seiring dengan perkembangan produk-produk Google, berulangkali terjadi perubahan pada tipe-tipe akun dan layanan-layanan aplikasi terkait. Google juga mengubah permisi/hak terhadap tiap-tiap jenis akun secara acak. Ini bukan mau mengkritik Google, tetapi ini memang alami pada proses pengembangan aplikasi yang cepat (Rapid Development Process) dari aplikasi-aplikasi berbasis Awan (Cloud Applications). Sering juga terjadi ketidak konsistenan antara dokumentasi produk dengan produk terkait (Aplikasi pengolah kata, aplikasi-aplikasi, produk dan layanan).

Ada 5 tipe akun google yang perlu diketahui dengan kedatangan Google Untuk Enterprise.

1. Gmail

Akun Gmail adalah Akun Google gratis dengan alamat email yang berakhir dengan @gmail.com. Akun Gmail ini mulai ada sejak tahun 2004, saat itu gmail merupakan suatu komoditas yang sedang hot dimana user memerlukan undangan untuk dapat memperoleh akun gmail. Pada saat itu dengan kapasitas penyimpan (storage) gratis 1GB dan rangkaian history percakapan yang cakep dan modern beda sekali dengan akun milik Yahoo dan Hotmail. Seiring dengan bertambahnya jatah kapasitas penyimpanan gratis demikian juga bertambah aplikasi-aplikasi yang terhubung dengan akun gmail ini. Mulai dari mailbox Gmail, pengguna juga dapat mengakses Google Docs, Google Calendar dan Google Sites. Dengan akun tersebut pengguna juga dapat login secara instan ke lusinan aplikasi-apliasi google yang lain seperti Picasa, Blogger dan Maps.

Banyak pengguna gmail sangat menyukai aplikasi dan akses kapan saja dan dari mana saja sehingga mereka mengatur agar mail-mail kerja yang lain di forward ke Gmail. Hal ini sangat umum pada organisasi kecil dimana keamanan email lebih lemah. Pengaturan akun gmail memungkinkan pengguna untuk menggunakan email address bisnis-nya muncul dalam alamat “reply from”. Akun Gmail di kelola oleh individu yang memiliki akun tersebut bukan oleh admin IT bisnis/perusahaan.

2. Akun Google

Akun Google merupakan sebuah username dan password yang dapat digunakan untuk login ke aplikasi-aplikasi Google seperti Docs (pengolah kata, spreadsheet, form, pengolah slide/presentasi,dll), Sites, Maps dan Search (Ini berbeda dengan Akun Google Apps). Akun-akun ini tidak perlu harus berakhir dengan “@gmail.com”. Sebagai contoh, seorang pengguna dapat mendaftar ke akun Google yang dengan alamat “@yahoo.com”. Dengan akun ini, pengguna dapat membuat, mengedit dan berkolaborasi dengan Google Docs tanpa menggunakan sistem email dari google. Suatu mitos yang umum bahwa pengguna Google Apps tidak dapat membagikan atau mengedit Google Docs dengan pengguna yang tidak memiliki akun google. Tetapi setiap orang dapat mendaftar akun Google gratisan dan menggunakannya untuk mengakses dan membagikan dokumen dan file.

3. Akun Google Apps Free Edition (Edisi Standar / Edisi Gratisan).

Pembuatan untuk akun tipe ini sudah ditutup sejak 6 Desember 2012, bagi yang sudah membuat akun ini sebelumnya tetap dapat menggunakan dengan gratis dan tidak ada perubahan. Akun Google Apps (penekanan pada kata “apps”) merupakan akun yang diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain) yang menggunakan Google Apps (mail, kalender, dokumen dan sites) untuk pengiriman pesan dan kolaborasi. Saat produk ini diperkenalkan awalnya sebagai “Google Apps untuk Domain Anda”, selanjutnya hanya disebut sebagai “Google Apps”. Tipe akun ini berguna untuk organisasi, klub, grup informal yang tidak memerlukan peningkatan keamanan, support dan opsi admin sebagaimana pada Google Apps For Work. Support yang dimiliki untuk tipe ini hanya link ke Pusat Bantuan Google dan Forum Bantuan Pengguna Google. Akun ini gratis, tetapi dibatasi sampai 10 user saja, kalau mau tambah harus upgrade ke versi berbayar atau Google Apps For Work ataupun Google Apps Unlimited.

4. Akun Google Apps For Work dan Google Apps Unlimited

Akun Google Apps keren untuk dimiliki, tetapi saat diperlukan untuk bisnis maka satu-satu nya pemain yang nyata dalam game adalah akun Google Apps For Work. Akun ini sebelumnya dikenal sebagai “Google Apps Edisi Premier”. Akun ini memungkinkan setiap pengguna memiliki kapasitas 30GB untuk Gmail, Kalender, Docs, Google Video dan Google Group untuk Bisnis. Terdapat jaminan uptime aplikasi ini 99,9% dengan support melalui email maupun telepon. Akun ini diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain).

Akun ini juga disertai dengan akses ke tools migrasi yang diperlukan saat memigrasi pesan-pesan/email lama, item kalender dan kontak dari sistem lama. Google Apps untuk bisnis juga menyertakan akses ke layanan Postini Message and Security tanpa biaya tambahan. Akun ini adalah satu-satu nya tipe akun yang tidak gratis. Harganya sampai dengan saat ini dipatok seharga $50 perpengguna pertahun khusus untuk Indonesia harga dipatok lebih murah 40% yaitu US$ 30 perpengguna perthaun. Akun ini dan layanan yang tersedia didalamnya dikelola oleh admin domain terkait melalui Google Admin Console. Mirip dengan Google Apps For Work tetapi dengan kapasitas storage email unlimited dan adanya fasilitas Google Vault adalah Google Apps Unlimited (GAU). Untuk GAU harga di bandrol dengan harga US$ 120 perpengguna pertahun dan tidak ada diskon untuk pasar Indonesia. 

5. Akun Google Apps Untuk Edukasi

Saat ini google menawarkan sekolah-sekolah atau universitas solusi Google Apps secara gratis. Ini termasuk akun pengguna untuk pelajar yang akan datang. Sebagaimana diketahui bahwa Google di dirikan oleh suatu proyek penelitian di Standford University, dan ini merupakan salah satu pengembalian ke komunitas edukasi. Untuk melihat fitur yang tersedia dalam Google Apps untuk edukasi silakan kunjungi halaman ini: Google Apps for Education homepage.Kualifikasi untuk dapat memperoleh akun Google Apps untuk edukasi adalah institusi pendidikan dari SD, SMP, SMA dan Universitas yang non profit serta terakreditasi. Google memiliki hak untuk menentukan apakah institusi yang mengajukan memenuhi syarat atau tidak, memerlukan waktu sampai dengan dua minggu untuk diproses. Akun ini diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain)

Berikut Contoh institusi yang dikualifikasi dan yang tidak:

Contoh Yang Di Kualifikasi Contoh Yang tidak Dikualifikasi
Park Elementary School Park University Fraternities & Sororities
Park Middle School Park University Student Organizations (i.e. choir group)
Park High School Park Sports Teams
Park School District Solution/Service Provider for Park Schools
Park Technical College Association of Park City Doctors
Park Community College Park Teacher’s website/blogsite
Park University Park Driving School
Park University Department of Computer Science Park Beauty School
Park University Alumni Park Church
Park Equestrian Club
Park Sports Club
Park Sailing Courses
Park Public Library
Park Student’s website/blogsite

Berikut link petunjuk untuk menggunakan akun Google Apps Untuk Edukasi: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=2856827

Perbandingan

Jika anda ingin membandingkan fitur-fitur Google Apps edisi Gratis, Google Apps For Work dan Edukasi, silakan klik disini: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=175121

Banyak pengguna Google memiliki berbagai tipe akun, Sebagai contoh penulis memiliki tiga tipe akun: satu akun gmail, satu akun Google diasosiasikan dengan akun Yahoo, dua akun Google Apps Edisi Gratis dan satu akun Google Apps For Work.