Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Organisasi apapun itu, baik yang jelas-jelas profit oriented atau yang sosial or non-profit, lembaga kemasyarakatan atau lembaga pemerintahan, orientasinya adalah “untung” dengan persepsi masing-masing.

Definisi “untung” berbeda-beda menurut jenis organisasinya. Bagi organisasi yang profit oriented, “untung” adalah penerimaan melebihi atau minimal sama dengan target penerimaan yang sudah ditetapkan perusahaan, sedangkan untuk organisasi yang tidak profit oriented, definisi untung (mungkin) hanya berkisar pada penerimaan tidak melebihi biaya operasional organisasi itu, penerimaan yang diterimanya (dari sumber manapun) dikelola semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi, syukur jika ada sisa sehingga bisa digunakan untuk mengembangkan organisasi.

Pada dasarnya, supaya sebuah organisasi bisa mendapatkan “Untung” dengan dua macam cara, yaitu :

  1. Meningkatkan penerimaan: dengan cara memaksimalkan promosi dan marketing, mengembangkan produk, menggenjot salesmen dan banyak macam cara untuk mencapai tujuan, yaitu penerimaan yang meningkat.
  2. Mengurangi Biaya Operasional: dengan cara efisiensi dan efektifitas operasional organisasi secara umum, seperti dengan menyetting perangkat listrik supaya mati(off) jika tidak digunakan untuk mengurangi cost listrik, menggunakan software komunikasi dan koordinasi untuk mengurangi biaya transport koordinasi manajemen dan pulsa telepon, dan usaha-usaha lainnya untuk menekan biaya operasional organisasi.

G Suite berperan (khususnya) pada upaya untuk menekan Biaya Operasional, sehingga organisasi bisa mendapatkan “untung” yang lebih besar.

Keunggulan/Keuntungan yang bisa didapatkan dari mengimplementasikan program dan aplikasi G Suite untuk Perusahaan adalah :

1. Mengurangi penggunaan program bajakankarena bagi organisasi yang masih kecil, sedikit banyak menggunakan software bajakan, mulai dari OS windows, MS.Office hingga program-program lainnya. Dengan menggunakan G Suite, minimal Penggunaan MS. Office (bajakan) bisa digantikan dengan dengan aplikasi google docs yang isinya adalah program olah data semacam MS.Office dan itu semua GRATIS. Bagi organisasi memang menggunakan software berbayar (misal MS.Office original), mungkin buat pertimbangan kedepannya untuk tidak membeli software berbayar itu lagi, yang berarti mengurangi cost pembelian software.

2. Connect Anytime, Anywhere: dengan konsep cloud computing, semua file berada dalam server google, sehingga pengguna tidak terbatasi oleh waktu dan tempat, file yang dikerjakan pada jam kerja bisa segera di edit di luar kantor melalui laptop yang terkoneksi internet atau menggunakan smartphone seperti iphone, blackberry, android atau yang lainnya.

3. Memotong Jalur koordinasi dan hemat kertas: jika sebelumnya, laporan dari setiap bagian itu harus direkap dahulu, di edit, benerin lagi, di edit ulang, kemudian (entah berapa kali edit) baru mendapat acc dari pimpinan. Praktek klasik seperti itu sangat boros, baik boros kertas karena harus print berkali-kali karena sering di revisi, juga boros waktu karena mondar-mandir revisi terus. Dengan G Suite, file-file tersebut tidak perlu keluar dari program untuk dapat di revisi, setiap yang memiliki wewenang untuk edit, dapat langsung mengedit pada file yang bersangkutan sekalian chatting melalui google talk atau chat, jika sudah fixed, baru di print.

4. Email dengan nama domain organisasi sendiri: memiliki email dengan domain organisasi merupakan salah hal yang penting sekali, karena berhubungan dengan image profesionalitas dan dentitas organisasi yang bersangkutan. Jika sebelumnya menggunakan aplikasi yang didapat dari penyedia webhosting, hal itu memerlukan peranan IT dan sulitnya masuk ke dalam halaman muka email tsb, juga dengan fasilitas dan desain yang seadanya. Dengan G Suite, sangat mudah membuat alamat email dengan domain organisasi, plus seabrek-abrek fitur bawaaan gmail yang keren juga dengan user friendly interface. Pimpinan, Manajemen dan karyawan akan bangga untuk menyebarkan alamat email dan kartu organisasinya.

5. Full Kolaborasi: G Suite sengaja di desain untuk mempermudah koordinasi antar bagian dan antar personal. Semua aplikasi dalam G Suite dapat ber-kolaborasi antar akun yang satu dengan yang lain, mulai dari kolaborasi olah data dengan google docs, sharing jadwal dengan calender, chatting dengan Gtalk, bagi-bagi file dan perkembangan projek dengan google site dan lainnya.

6. G Suite Marketplace: Bagi yang kurang puas dengan aplikasi standar G Suite, tersedia ratusan aplikasi dari pihak ketiga yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi yang bersangkutan, ada yang GRATIS dan berbayar, silakan disesuaikan saja.

Semua keunggulan/keuntunan G Suite tersebut bertujuan untuk membuat jalur komunikasi dan koordinasi yang effektif dan effisien, dan pada ujungnya adalah pengurangan cost operasional sehingga organisasi (apapun itu) bisa lebih untung.

Jika Organisasi lebih untung, maka ada kesempatan untuk liburan bersama, bonus-bonus, kenaikan gaji dan banyak hal yang bisa meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Perbandingan Google Apps dengan Microsoft Exchange 2010

Apple to Apple comparation

Sebenarnya melakukan perbandingan Google Apps dengan Microsoft Exchange 2010 bukanlah perbandingan yang berimbang. Istilah yang sering digunakan saat ini, not apple to apple. Mengapa? karena Google Apps bukanlah sekedar perangkat lunak email messaging system. Google apps lebih merupakan sebuah integrated services yang mengadopsi berbagai konsep modern di dunia IT seperti email messaging, office collaboration, mobile access, cloud computing dan lain sebagainya. Sementara Microsoft, walaupun juga memiliki layanan public cloud seperti halnya Office365, namun tetap memiliki produk-produk yang oleh setiap customernya dapat digunakan untuk membangun infrastruktur private cloud milik mereka sendiri.

Google Apps Overview.

Google Apps

Google Apps menawarkan alat bantu komunikasi dan kolaborasi sederhana yang andal untuk bisnis besar maupun kecil  semua diinangi oleh goole untuk menyederhanakan penyiapan, meminimalkan pemeliharaan dan menekan biaya IT.

Google apps menjadi semacam mobile office dimana kita bisa mengakses data yang kita miliki dari mana saja bahkan berinteraksi dengan rekan kerja secara mudah asalkan terhubung dengan internet.

Hal itu dimungkinkan dengan adanya jaringan data center Google yang sangat worldwide, yaitu sebanyak 19 Data center di benua Amerika, 12 di benua Eropa, satu di Rusia, satu di Amerika Selatan, dan 3 di benua Asia(1), memungkinkan mereka menyediakan layanan Google Apps secara worldwide.

Microsoft Exchange 2010 Overview

Microsoft Exchange adalah salah satu produk Microsoft yang berfungsi sebagai Mail Server Application berskala enterprise. Untuk dapat menandingi kemampuan Google Apps yang dapat menangani berbagai task, maka Microsoft Exchange 2010 harus berkolaborasi dengan berbagai produk Microsoft lainnya seperti Office 365, Windows Azzure, Sharepoint dan lain sebagainya sehingga terciptalah satu solusi Cloud Office Application seperti yang ditawarkan oleh Google Apps.

Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan masing-masing produk secara umum :

Kelebihan Google Apps

  • Konsep Public Cloud yang ditawarkan oleh Google Apps tentu saja sangat menekan biaya dari sisi infrastruktur. Pengguna tidak perlu bersusah payah memikirkan biaya investasi untuk server, semua sudah ditangani oleh Google.
  • Tidak perlu ada license atau license assurance. Pada dasarnya Pengguna Google Apps adalah pengguna jasa, bukan pemilik suatu produk. Pengguna pada dasarnya tidak membeli apapun, hanya membayar biaya sewa bulanan atau tahunan.
  • Mobile Acces : Ini merupakan keuntungan paling utama yang bisa didapatkan pengguna Google Apps. Google Apps dapat diakses anytime anywhere.

Kelemahan Google Apps

  • Kita dapat mengakses Google Apps (atau data yang kita miliki yang kita posting di Google Apps) hanya bila kita memiliki koneksi internet untuk dapat menjangkau Google.

Kelebihan Exchange :

  • Karena kita memiliki infrastruktur sendiri, maka kita ketergantungan kita dengan pihak luar lebih kecil, sehingga kita dapat lebih berkembang dan data yang kita miliki dapat lebih kita jaga.
  • Dengan Exchange di dalam jaringan kita sendiri, maka kita tidak perlu terkoneksi dengan internet hanya untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin kita.
  • Mobile Acces : Bila Exchange 2010 dikombinasikan dengan konsep Private Cloud Computing, maka tentu saja Exchange pun akan memiliki kemampuan Mobile Access yang handal.

Kekurangan Exchange 2010 :

  • Pembelanjaan IT pada awal implementasi akan relatif lebih mahal dan harus dikonfigurasikan semaksimal mungkin.
  • Pengeluaran akan menjadi relatif lebih besar, dibutuhkan biaya Licensi.

Kesimpulan :

  • Google Apps merupakan suatu aplikasi yang cerdas dan sangat menunjang konsep computing dewasa ini, namun sifatnya yang public membuat Google Apps belum dapat / masih perlu dipertimbangkan kembali untuk dapat diimplementasikan ke lingkungan enterprise. Beberapa pertimbangan masih perlu dijawab oleh Google, seberapa banyak bisnis saya akan tergantung oleh Google, Bagaimana bila bisnis saya sudah sangat tergantung dengan Google, mengapa untuk membuka file milik saya sendiri saya membutuhkan internet, Apakah layanan kustomisasi memerlukan tambahan biaya, dan masih banyak lagi, dan tentu saja, pertimbangan harga murah yang ditawarkan jangan sampai menihilkan pertimbangan di sisi lainnya. Sebuah organisasi harus sedapat mungkin mandiri dan berdaya saing.
  • Microsoft Exchange, bila berdiri sendiri, belum dapat menandingi Google dari segi feature-feature yang ditawarkan, Exchange masih membutuhkan rekan-rekannya sesama produk Microsoft untuk melakukan hal itu. terlebih, pendekatan Microsoft dalam hubungannya dengan Private Cloud Solution masih melibatkan terlalu banyak komponen harga sehingga akumulasi harga akhirnya kurang dapat bersaing di pasaran. Microsoft harus dapat membuktikan bahwa menggunakan produk Microsoft adalah suatu pilihan yang cerdas.
Manfaat Google Apps For Education

Manfaat Google Apps For Education

Manfaat G Suite For Education

Apa itu G Suite for Education? G Suite for Education adalah layanan google untuk dunia pendidikan mulai dari TK, SD, SMP, SMA/MA/SMK dan perguruan tinggi. sebuah solusi untuk komunikasi yang terintegrasi dengan email, kalender dan obrolan/ diskusi dan solusi berkolaborasi dalam kegiatan pembelajaran.

G Suite For Education terdiri dari:

Gmail: Akun email untuk masing-masing siswa, pengajar, staff dengan fasilitas, fungsi dan kapasitas sama seperti akun gmail reguler, 7 GB, sehingga membantu siswa dalam mencari informasi dengan cepat dan mudah.

Google CalendarSiswa dapat mengorganisir rencana kegiatan dan even-even yang kemudian dapat di bagikan pada yang lainnya.

Google Talk: Siswa dapat memanggil dan mengirim pesan pada yang lainnya setiap saat, dari manapun di muka bumi ini.

Google Docs: Siswa dapat berbagi file dokumen. Kolaborasi dalam waktu yang nyata (real time) dengan kelompok dalam satu sekolah/ kampus dan hasilnya di publikasikan pada dunia.
Google Sites: Kerja sama untuk menjaga hubungan antar dokumen, isi web dan informasi lain pada satu tempat
Google Video for Educations: Video hosting dan sharing untuk internal lembaga pendidikan untuk mengefektifkan kerja sama.

Beserta beberapa aplikasi lainnya yang terdapat di Google Apss For Education.Dari aplikasi yang tersedia tersebut tentunya akan mendukung pengembangan diri para mahasiswa yang serius memanfaatkannya.

Tips No 1: Lakukan Diskusi dan Kolaborasi Pengerjaan Dokumen

Dengan Google Docs (di Google Drive), mahasiswa bisa mengerjakan tugas kelompok tanpa harus bersempit-sempit di depan satu komputer. Dengannya, kita juga tak perlu lagi memiliki dokumen terpisah-pisah yang nantinya harus disambungkan secara manual. Google Docs memungkinkan beberapa orang berkolaborasi dalam satu dokumen yang sama secara real-time. Mereka bisa saling melihat perubahan dan melakukan diskusi. Perdebatan dalam pengerjaan tugas pun bisa tetap dilakukan meskipun anggota kelompok tidak saling bertemu.

Tips No 2: Gelar Survei Online

Melakukan survei, dengan cara menyebarkan kuesioner, adalah tugas yang kerap dilakukan mahasiswa. Dengan Google Forms, mahasiswa bisa menggelar survei itu secara online. Keunggulan survei online adalah, data yang terkumpul bisa langsung diolah dan dipantau. Hal berikutnya yang penting bagi kehidupan mahasiswa adalah networking, yaitu kegiatan menjalin pertemanan dan membangun jaringan perkenalan. Pepita mengatakan, dia beberapa kali mendapatkan pekerjaan dengan mengandalkan jejaring yang sudah dibangunnya sejak masa kuliah.

Tips No 3: Manajemen Waktu

Dengan Google Calendar, seorang mahasiswa bisa menjaga kontak dengan temannya dan berbagi kegiatan yang akan dilakukan bersama. Calendar juga berguna untuk menjaga agenda sehari-hari mahasiswa sehingga tidak ketinggalan jadwal kuliah ataupun pengerjaan tugas. Salah satu hal yang bisa dilakukan oleh kampus yang menerapkan Google Apps for Education adalah mengintegrasikan kalender akademik, hingga jadwal perkuliahan dan tenggat tugas dengan aplikasi Google Calendar. Jika dilakukan, hal itu tentu akan makin memudahkan mahasiswa mengatur waktu masing-masing.

Tips No 4: Manfaatkan Hangout

Kemampuan Hangout di Google Plus memungkinkan pertemuan antar-teman maupun kelompok belajar secara tatap muka dari lokasi yang berjauhan. Selain antar-mahasiswa, Hangout juga bisa dimanfaatkan oleh pengajar untuk melakukan diskusi dengan mahasiswanya. Hal lain yang menjadi penting bagi mahasiswa adalah memiliki kegiatan di luar kurikulum (ekstrakurikuler). Kegiatan itu bisa berupa organisasi formal (BEM, himpunan, dan lainnya) hingga kegiatan berbasis hobi, seperti grup musik atau olahraga.

Tips No 5: Bangun Situs Kelompok

Dengan Google Sites, organisasi mahasiswa atau kegiatan lainnya bisa membangun situs untuk menampilkan kegiatan ataupun informasi lainnya. Google Sites juga memungkinkan integrasi dengan aplikasi Google lainnya, seperti Docs, Spreadsheet, atau Forms.

Tips No 6: Gelar Kegiatan dengan Calendar

Google Calendar memungkinkan sebuah kegiatan menyebar undangan untuk menggelar acara tertentu.

Tips No 7: Daftar dan Registrasi Plus

Sebuah kegiatan bisa juga dilakukan dengan memanfaatkan Google Forms sehingga bisa mencakup isian untuk data lain, misalnya makanan apa yang lebih disukai calon peserta dan lain sebagainya. Nah, yang juga penting bagi mahasiswa adalah �menjual� dirinya dengan mencatat dan menyebarkan kemampuan atau prestasinya.

Tips No 8: Bangun Sites sebagai Portofolio

Melalui Google Sites, mahasiswa bisa membangun sebuah halaman situs yang menunjukkan minat, kemampuan, dan prestasinya.

Tips No 9: Unggah Resume Online

Selain itu, melalui Google Docs, mahasiswa bisa mencatat dan menyusun resume yang nantinya bisa diajukan kepada calon perusahaan tempatnya bekerja, maupun untuk kepentingan lainnya.

Sembilan butir tips di atas hanya sebagian dari apa yang bisa dilakukan melalui Google Apps untuk kegiatan mahasiswa. Dari banyaknya manfaat yang akan diperoleh melalui google apps pasti akan membuat banyak kampus menerapkan aplikasi google tersebut dalam dunia akademis di kampusnya. Beberapa kampus dikabarkan sudah menerapkan Google Apps sebagai bagian tak terpisahkan dari kegiatan sehari-harinya. Seperti Universitas Brawijaya Malang diatas dan sebentar lagi juga akan diterapkan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Ada beberapa Alasan mengapa perlu menggunakan Google Apps for Educations, diataranya:

Siswa akan menyukainya. Semua pelajar akan memiliki alamat email yang unik dengan domain masing-masing sekolah/ kampus, misalnya nama.siswa@namasekolahku.sch.id. Fasilitas dan quotanya sama dengan akun Gmail biasa (@gmail.com)

Mengembangkan kemampuan IT. Fokus pada aktivitas IT, kita tidak perlu kawatir pada kapasitas email cukup fokus saja pada materi yang unik dan sediakan sumber belajar yang mendukung pengajaran, pembelajaran dan penelitian

Mudah dalam pengembangan. Kita sudah tidak perlu software untuk diinstall, tidak perlu membeli hardware, kita hanya perlu membuat akun untuk memulai semuanya. Dapat diintegrasikan pada sistem yang sudah ada, karena menggunakan teknologi yang terbuka dan API yang lengkap bagi pengembangan yang akan dilakukan nantinya oleh lembaga pendidikan bersangkutan.

Hemat, karena dimanfaatkan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah atau kampus. Ini bersifat non-profit alias gratis.

Privasi dilindungi oleh Google, Keamanan terjamin seperti halnya produk Google lainnya serta kita tidak sendirian, banyak lembaga pendidikan yang sudah menggunakan aplikasi google ini.

Inovasi akan tetap dilakukan secara terus menerus. Kita bisa juga melakukan kolaborasi secara Global (Globalisasi) dengan sangat mudah dan yang paling penting kita bisa bertanya langsung ke Google mengenai apapun yang berhubungan dengan aplikasi kaitannya dengan google.