Cara Mencegah Email Masuk SPAM

Cara Mencegah Email Masuk SPAM

Cara Mencegah Email Masuk SPAM

Pengertian Spoofing adalah penggunaan email atau suatu teknik untuk memperoleh akses yang tidak sah ke suatu komputer atau informasi yang dapat merusak segala sistem informasi dengan melakukan serangan ke server.

Untuk itu setiap perusahaan terutama perusahaan penyedia layanan Email meningkatkan kualitas keamanan server mereka, dengan menggunakan proteksi security yang canggih 

G Suite, merupakan provide layanan Email terbaik dengan high level security yang tinggi, dengan menggunakan otorisasi spoofing, adapun keamanan G Suite (Sender Policy Framework) Atau di sebut SPF merupakan metode keamanan email untuk mencegah spoofing dari domain anda.

Adapun langkah-langkah dalam membuat data SPF bagi domain anda. Jika Anda memerlukan bantuan dalam menambahkan data TXT, hubungi host domain Anda.

  1. Login ke akun domain Anda di host domain (bukan konsol Google Admin)
  2. Temukan halaman untuk memperbarui data DNS domain Anda. Halaman ini mungkin bernama: DNS management, name server management, atau advanced settings.
  3. Temukan data TXT Anda, lalu cari tahu apakah di dalamnya telah ada data SPF. Data SPF dimulai dengan v=spf1.

    Jika Anda sudah memiliki data SPF, lanjutkan ke langkah 4. Jika belum, lanjutkan ke langkah 5.

  4. Jika domain Anda sudah memiliki data SPF, hapus data tersebut.

    Anda juga dapat memperbarui data SPF yang sudah ada untuk digunakan dengan beberapa server email. Tidak direkomendasikan untuk menggunakan lebih dari satu data SPF karena dapat menyebabkan masalah otorisasi. Sebaiknya gunakan data SPF yang sama untuk semua server email Anda.

  5. Buat data TXT dengan nilai berikut:
    • Name/Host/Alias: Masukkan @ atau biarkan kosong. Data DNS Anda yang lain mungkin menunjukkan entri yang benar.
    • Time to Live (TTL): Masukkan 3600 atau biarkan default.
    • Nilai/Jawaban/Tujuan: Masukkan v=spf1 include:_spf.google.com ~all
  6. Simpan datanya.

Data SPF baru Anda akan diterapkan dalam waktu 48 jam, tetapi dapat berlangsung lebih cepat.

Cara Membuat Email Alias

Cara Membuat Email Alias

Apa itu email alias ?

Email alias sendiri adalah email tambahan yang terhubung dengan akun G Suite, yang dapat ditambahkan pada akun G Suite anda. lalu apa saja fungsi dari email alias itu ?
Berikut ada beberapa informasi menarik tentang email alias :

1. Email alias bisa ditambahakan pada akun G Suite anda
2. Dengan email alias, anda dapat menerima email dari klien anda menggunakan alamat email berbeda

Mengirim email dari alias

Dengan membuat email alias, pengguna dapat menerima email di alamat tersebut. Untuk mengirim email dengan alamat alias di bidang Dari, pengguna perlu menyiapkan alamat Dari khusus di Gmail. Hal itu juga harus dilakukan untuk menerima pesan yang mereka kirimkan ke email aliasnya sendiri.

 

Berikut langkah-langkah membuat email alias :
1. Masuk ke halaman login administrator G Suite anda atau dengan mengakses ke https://admin.google.com/

2. Kemudian klik user yang akan dibuatkan alias, dalam kasus ini adalah user enrico

3. klik information

lalu klik email alias

setelah itu klik save

4. setelah nama alias di setting, lalu kirimkan email untuk lakukan pengetesan, dengan cara mengirimkan email dari luar ke user sahata@visioinformatika.com

5. setelah email dikirimkan ke tujuan, maka email masuk ke kotak inbox

Demikian cara membuat email alias & mengirimkan email alias
untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami di 081294931255 atau ke 021-47883595.

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Gmail Melalui Ms Outlook

1. Setting disisi Admin Console (khusus Gmail G Suite)

Terlebih dahulu admin melakukan setting di http://admin.google.com

  • Masuk menu Security
  • Pilih Basic Settings
  • Pilih: Less secure apps
  • Go to settings for less secure apps
  • Pilih allow users to manage their access to less secure apps

gmail1

Login ke Gmail menggunakan akun yang ingin di sinkronkan (direkomendasikan hanya satu akun saja yang login)

Pilih Setting (dikanan atas layar Gmail)

gmail2

Pilih Tab Forwarding and POP/ IMAP

Di Menu IMAP Access, pilih/ beri ceklist pada Enable IMAP dan sesuaikan setting lainnya sesuai kebbutuhan user Klik Save Changes

gmail3

Kemudian masuk ke link https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps kemudian pilih Turn On

gmail4

2. Setting di sisi Email Client (Ms Outlook)

Buka Outlook dan Pilih Tab FILE lalu Add Account

Pilih Manual setup

gmail5

Pilih POP or IMAP

gmail6

POP dan IMAP Account Setting
User Information
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda

Server Information
Account Type : IMAP
Incoming mail server : imap.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) : smtp.gmail.com

Logon Information

User Name : isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda
Setelah semua field diisi pilih More Settings

gmail7Pilih Tab Outgoing Server ceklist My Outgoing server (SMTP) requires authentication

gmail8

gmail9

Selanjutnya pilih Tab Advanced
Incoming Server (IMAP) : 993
Encryted connection : SSL
Outgoing Server (SMTP) : 465 atau 587
Encryted connection : TLS
Lalu Klik OK

Lalu Pilih NEXT dan Outlook akan melakukan test Account

gmail10

gmail11

Setelah berhasil melakukan setup silahkan klik Finish atau Add another account untuk menambahkan akun lainnya di outlook

Migrasi Sebagian Email ke Gmail (G Suite)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail (G Suite)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail

Dalam beberapa situasi diperlukan melakukan migrasi sebagian email user dari mail server lama (misal mail server yang disediakan oleh hostingan) ke mail server Gmail (G Suite). Hal ini dapat dilakukan dengan cara Split Delivery dan Dual Delivery.

Dengan split delivery, jika akun email tidak ditemukan di mail server Google akan diteruskan ke mail server lama. Dengan demikian baik user di mail server lama maupun mail server Googe akan dapat menerima email yang dikirim.

Namun demikian apa bila pengirim bersasal dari mail server lama, maka pesan tidak sampai ke akun email yang ada di mail server Google. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan setting dual delivery disisi mail server lama.

Split Delivery

Dengan split delivery, seluruh email di routingkan ke G Suite Mail Server. Berikut cara mengkonfigurasi Split Delivery :

  1. Login ke  Google Admin console (https://admin.google.com).
  2. Dari Dashboard, masuk ke:  Apps > G Suite >Settings for Gmail > Advanced settings
  3. Buat Host yang merupakan info mail server lama
  4. Setup routing untuk split delivery terhadap host yang telah dibuat.
1 Update MX records di panel DNS anda ke G Suite Mail Server.
   gmail-mx-records
2 Login ke  Google Admin console (https://admin.google.com).
3 Dari Dashboard, masuk ke:  Apps > G Suite >Settings for Gmail > Advanced settings
4

Klik “Add Route” untuk menambahkan route

 

5
 
   

Dual Delivery

Dual delivery dilakukan dengan memforward email yang berasal dari akun dari mail server lama ke akun alias yang berada di mail server Google. Berikut tahapan mengkonfigurasi dual delivery.

1 Buat sub domain baru di panel DNS dimana kita melakukan hosting, misal alias.solarmora.com
2 Buat domain alias dari Admin Console G Suite, lakukan verifikasi domain seperti saat menambahkan primary domain saat setup G Suite di awal.
3 Lalu lakukan forwarding email di mail hosting lama untuk akun yang sudah di pindah ke mail server google. Misalkan akun demo@solarmora.com sudah di pindahkan ke mail server google, maka di mail server lama lakukan forwarding jika ada email dari local mail server lama ke demo@solarmora.com  ke akun demo@alias.solarmora.com
   

Contoh Setting Email Forwarding di Masterweb

1 Settingan DNS record alias, masuk dari menu: Domain>Kelola Domain dan DNS>solarmora.com>Sunting DNS. Setelah mealakukan penambahan record seperti contoh berikut, lakukan update dan klik tombol selesai. Jika propogasi telah selesai dapat dilakukan pengecekan dengan command dos: nslookup -q=MX alias.solarmora.com
   dns-alias
2 Settingan Mail forward dari menu Email>Kelola Email>solarmora.com>Kelola
   
   
   
   

Drop Box ke Google Drive

Drop Box ke Google Drive

Dropbox to Google Drive

dropbox vs driveDropbox is a popular service that enables users to see the files that is being edited in the cloud. It keeps your files synced, safe, and easy to be shared.  It can be used as file storage and data backup, which is suitable for businesses. Dropbox for business comes with 1TB of storage for each user with a minimum of 5 licenses, so if you have a total of 10 users, you will have 10TB of total pooled storage for $1,500 per year (or $150/user/month). Instead of saving your files in your computer, you can make use of Dropbox. By getting a Dropbox account, you can get an access to whatever you save without making use of the PC you use. As long as you have an internet connection, you can open and retrieve files on any computer you use. Dropbox can also be use as photo storage and file storage. Google drive is considered to be one of best alternatives to Dropbox because it does exactly the same thing, but does it even better.

  • You can install Google Drive to your PC/Mac and get an instant access to document editor and file storage. You can also upload files to backup and keep files synced.
  • Drive for Work provides an unlimited storage per user for 5 users or above.  If you buy less than 5 users, you get a terabyte per user. The price is $10 user per month. So if your organization has 10 users, cost becomes $1,200 per year, which is less expensive than the cost of Dropbox, and you can even get an unlimited storage.
  • Life after Dropbox presentation provides an idea about how to use Google Drive like Dropbox.

Use Case

A Company (IT Company) has been using dropbox for business for many years for their entire 100 users. The setup allows storing data up to 100TB but after they made a transition to Google Apps for the Email and Collaboration service, they also took an interest in the Google Drive. Moreover, they have all features of Google Apps for work such as Gmail, Google Docs, calendar, sites, groups as well as email archiving service Google vault. So they can switch their messaging and collaboration platform to Google Apps or just turn on Google Drive or Docs for the time being.

Conclusion

Your company needs a top notch repository service with an affordable price. You can either switch your entire IT service platform into Google or just choose to use certain services. Also, recently released Google Photos allows you to store video and photos without occupying your storage limit. Counsel with Google Apps service provider to get you the most optimized solution for your organization.

 

Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Organisasi apapun itu, baik yang jelas-jelas profit oriented atau yang sosial or non-profit, lembaga kemasyarakatan atau lembaga pemerintahan, orientasinya adalah “untung” dengan persepsi masing-masing.

Definisi “untung” berbeda-beda menurut jenis organisasinya. Bagi organisasi yang profit oriented, “untung” adalah penerimaan melebihi atau minimal sama dengan target penerimaan yang sudah ditetapkan perusahaan, sedangkan untuk organisasi yang tidak profit oriented, definisi untung (mungkin) hanya berkisar pada penerimaan tidak melebihi biaya operasional organisasi itu, penerimaan yang diterimanya (dari sumber manapun) dikelola semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi, syukur jika ada sisa sehingga bisa digunakan untuk mengembangkan organisasi.

Pada dasarnya, supaya sebuah organisasi bisa mendapatkan “Untung” dengan dua macam cara, yaitu :

  1. Meningkatkan penerimaan: dengan cara memaksimalkan promosi dan marketing, mengembangkan produk, menggenjot salesmen dan banyak macam cara untuk mencapai tujuan, yaitu penerimaan yang meningkat.
  2. Mengurangi Biaya Operasional: dengan cara efisiensi dan efektifitas operasional organisasi secara umum, seperti dengan menyetting perangkat listrik supaya mati(off) jika tidak digunakan untuk mengurangi cost listrik, menggunakan software komunikasi dan koordinasi untuk mengurangi biaya transport koordinasi manajemen dan pulsa telepon, dan usaha-usaha lainnya untuk menekan biaya operasional organisasi.

G Suite berperan (khususnya) pada upaya untuk menekan Biaya Operasional, sehingga organisasi bisa mendapatkan “untung” yang lebih besar.

Keunggulan/Keuntungan yang bisa didapatkan dari mengimplementasikan program dan aplikasi G Suite untuk Perusahaan adalah :

1. Mengurangi penggunaan program bajakankarena bagi organisasi yang masih kecil, sedikit banyak menggunakan software bajakan, mulai dari OS windows, MS.Office hingga program-program lainnya. Dengan menggunakan G Suite, minimal Penggunaan MS. Office (bajakan) bisa digantikan dengan dengan aplikasi google docs yang isinya adalah program olah data semacam MS.Office dan itu semua GRATIS. Bagi organisasi memang menggunakan software berbayar (misal MS.Office original), mungkin buat pertimbangan kedepannya untuk tidak membeli software berbayar itu lagi, yang berarti mengurangi cost pembelian software.

2. Connect Anytime, Anywhere: dengan konsep cloud computing, semua file berada dalam server google, sehingga pengguna tidak terbatasi oleh waktu dan tempat, file yang dikerjakan pada jam kerja bisa segera di edit di luar kantor melalui laptop yang terkoneksi internet atau menggunakan smartphone seperti iphone, blackberry, android atau yang lainnya.

3. Memotong Jalur koordinasi dan hemat kertas: jika sebelumnya, laporan dari setiap bagian itu harus direkap dahulu, di edit, benerin lagi, di edit ulang, kemudian (entah berapa kali edit) baru mendapat acc dari pimpinan. Praktek klasik seperti itu sangat boros, baik boros kertas karena harus print berkali-kali karena sering di revisi, juga boros waktu karena mondar-mandir revisi terus. Dengan G Suite, file-file tersebut tidak perlu keluar dari program untuk dapat di revisi, setiap yang memiliki wewenang untuk edit, dapat langsung mengedit pada file yang bersangkutan sekalian chatting melalui google talk atau chat, jika sudah fixed, baru di print.

4. Email dengan nama domain organisasi sendiri: memiliki email dengan domain organisasi merupakan salah hal yang penting sekali, karena berhubungan dengan image profesionalitas dan dentitas organisasi yang bersangkutan. Jika sebelumnya menggunakan aplikasi yang didapat dari penyedia webhosting, hal itu memerlukan peranan IT dan sulitnya masuk ke dalam halaman muka email tsb, juga dengan fasilitas dan desain yang seadanya. Dengan G Suite, sangat mudah membuat alamat email dengan domain organisasi, plus seabrek-abrek fitur bawaaan gmail yang keren juga dengan user friendly interface. Pimpinan, Manajemen dan karyawan akan bangga untuk menyebarkan alamat email dan kartu organisasinya.

5. Full Kolaborasi: G Suite sengaja di desain untuk mempermudah koordinasi antar bagian dan antar personal. Semua aplikasi dalam G Suite dapat ber-kolaborasi antar akun yang satu dengan yang lain, mulai dari kolaborasi olah data dengan google docs, sharing jadwal dengan calender, chatting dengan Gtalk, bagi-bagi file dan perkembangan projek dengan google site dan lainnya.

6. G Suite Marketplace: Bagi yang kurang puas dengan aplikasi standar G Suite, tersedia ratusan aplikasi dari pihak ketiga yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi yang bersangkutan, ada yang GRATIS dan berbayar, silakan disesuaikan saja.

Semua keunggulan/keuntunan G Suite tersebut bertujuan untuk membuat jalur komunikasi dan koordinasi yang effektif dan effisien, dan pada ujungnya adalah pengurangan cost operasional sehingga organisasi (apapun itu) bisa lebih untung.

Jika Organisasi lebih untung, maka ada kesempatan untuk liburan bersama, bonus-bonus, kenaikan gaji dan banyak hal yang bisa meningkatkan kesejahteraan karyawan.