Cara Membuat Email Perusahaan Dengan Domain Sendiri

Cara Membuat Email Perusahaan Dengan Domain Sendiri

Cara Membuat Email Perusahaan dengan Gmail For Business (G Suite)

Email dengan nama domain sendiri

Jika anda memiliki perusahaan yang sedang berkembang, anda akan membutuhkan lebih banyak fitur/fasilitas dari provider email dari pada layanan email gratisan. Hal itulah yang membuat G Suite Email (Dulu dikenal Gmail for Business) ada. Dalam Email G Suite sudah termasuk fitur-fitur dasar Gmail yang ada pada akun Gmail gratisan, tetapi sudah dimasukkan banyak fitur-fitur tambahan yang di butuhkan oleh perusaan yang sedang berkembang, seperti: nama domain sendiri (sesuai brand atau nama perusahaan) yang diinginkan dan support teknis. Dalam blog ini akan di bahas tahapan cara membuat email perusahaan dengan G Suite dari Google.

Apa itu Email G Suite

Ada beberapa perbedaan antara Gmail versi gratis dan Gmail untuk bisnis (G Suite Email). Tiga diantara perbedaan tersebut penting bagi pemilik bisnis dan selebihnya adalah bagi yang membutuhkan lebih dari sekedar fitur dasar dari yang di berikan Gmail.

Beberapa manfaat Email G Suite

  • Nama domain email sesuai dengan domain web site perusahaan
  • Layanan teknikal support 24/7 melalui telepon, email atau online.
  • Tidak ada iklan di Email.
  • Kapasitas penyimpanan email lebih besar, mulai dari 30G
  • Jika diperlukan bisa menggunakan email klien seperti Outlook, Thunderbird dan lainnya sesuai selera.
  • Login satu kali, bisa menggunakan email dan fasilitas/Tools dari G Suite lainya untuk produktifitas seperti: Docs, Sheets, Slides.
  • Berbagi kalender info antara pegawai dalam perusahaan.
  • Logo perusahaan sendiri di interface Gmail.

 

Beberapa hal kenapa anda memilih email G Suite dari pada Gmail versi gratisan

  • Branding bisnis anda dengan nama bisnis dan domain website.
  • Karyawan anda sudah biasa menggunakan email untuk pekerjaannya. Jadi jika menggunakan tools yang sama trainingnya lebih mudah.
  • Anda membutuhkan email dengan layanan support 24 jam.
  • Kapasitas email gratisan tidak mencukupi.
  • Kebutuhan integrasi dengan tools G Suite seperti Docs, Sheet atau Slides untuk produktifitas kerja.

Tahapan membuat akun Email G Suite dengan nama email sesuai domain sendiri.

Langkah 1. Pilih paket email G Suite

Langkah pertama adalah memilih paket yang anda butuhkan. Ada 3 plan yang berbeda yaitu:

  • G Suite Basic
  • G Suite Business
  • G Suite Enterpirse

Anda dapat melihat ketiga paket tersebut dan membandingklan fitur-fitur yang di berikan di Paket dan Harga G Suite

Langkah 2. Mengikti Wizard Pembuatan Akun G Suite (Free Trial 14 hari)

Untuk melakukan free trial dengan mengikuti tautan ini: Free Trial. Pada tahap ini, Google akan menyediakan form isian dalam bentuk wizard untuk melengkapi segala informasi yang diperlukan untuk membuat email G Suite, antara lain informasi yang diminta adalah :

 

Welcome Screen
 Info Nama Bisnis dan Jumlah karyawan
 
 Lokasi Bisnis dan Nomor telepon (Untuk lokasi Indonesia harga lebih murah 40% untuk G Suite Basic)
 
 Alamat Email saat ini, untuk keperluan notifikasi tentang G Suite anda.
 
 Pilihan: Sudah memiliki domain untuk Email atau belum. Untuk form selanjutnya (asumsi sudah memiliki domain). Jika belum punya domain bisa beli terlebih dahulu di provider hostinga, misal: Nusa Hosting
 
 Memasukkan nama domain yang akan digunakan sebagai alamat email
 
 Memasukkan Nama Anda atau Admin (Sebagai User Admin)
 
 Membuat user atau email admin (user pertama sebagai admin)
 
 Opsi Pengiriman Email Informasi Tips dan Pengumuman
 
 Verifikasi Bahwa Pembuat Bukan Robot dan menyetujui Perjanjian G Suite.
 
 Tahap Pembuatan Akun G Suite Selesai

Tahap III Penyiapan Setup dan Verifikasi Domain

Menyiapkan G Suite (Klik Button Buka Penyiapan pada Tahap sebelumnya)
Tambahkan Anggota ke akun G Suite (Maksimalsejumlah rang yang kita pilih di awal)
Memberitahu tim tentang email perusahaan yang baru dibuat (Klik tombol kirim)
Verifikasi Domain dan Penyiapan Email
Pada tahap verifikasi kepemilikan domain ada 3 Metoda yang dapat digunakan, dalam hal ini dicontohkan menggunakan cara kedua seperti pada gambar:
Pada contoh berikut ini, di asumsikan setting data TXT di customer area http://nusahosting.com, jika host domain pada provider lain dapat menyesuaikan sesuai dengan panel masing provider host domain. Pilih record TXT, masukkan nama host (jika bukan sub domain: kosongkan) lalu masukkan value nya sesuai gambar diatas ke form management DNS hostingan (Gambar di bawah)
Setelah Menyimpan data verifikasi, berikutnya memasukkan data MX record G Suite sesuai gambar dibawah dan menyimpan di hostingan.
Gambar diatas ini adalah info setingan MX record G Suite. Pada gambar di bawah pada panel setingan DNS dari hostingan, masukkan ke 5 MX record tersebut dan simpan.
 
Jika semua tahapan Verifikasi dan Penyiapan Sudah selesai, klik tombol Verifikasi Domain dan Siapkan Email seperti dibawah
Jika settingan sudah dilakukan dengan benar, maka verifikasi domain selesai dan berhasil.
Sampai disini sudah selesai proses pembuatan akun Email Perusahaan di G Suite, dan user sudah dapat menggunakan email dengan nama domain perusahaan atau brand, melalui interface gmail di: http://gmail.com  , pada gambar diatas klik tombol BERIKUTNYA, jika ingin langsung berlangganan setelah masa trial dengan melakukan pembayaran atau billing. Pembayaran yang disediakan adalah melalui kartu kredit. Jika ingin pembayaran dengan transfer bank dalam rupiah (invoice / faktur pajak) , dapat di bantu oleh Google Partner yang ada di Indonesia seperti PT Visio Informatika
  Berikut ini adalah tampilan saat pertama login ke interface Gmail dengan nama domain sendiri:
Tampilan Login di https://gmail.com

Tampilan Welcome saat pertama kali login GMAIL dengan nama domain perusahaan
 Tampilan Interface GMAIL dengan domain sendiri
 Selanjutnya dapat dilakukan kustomisasi terhadap tampilan ataupun url untuk interface, logo perusahaan (menggantikan logo google di interface gmail), dimana hal ini tidak termasuk pembahasan dalam tutorial ini.

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Gmail Melalui Ms Outlook

1. Setting disisi Admin Console (khusus Gmail G Suite)

Terlebih dahulu admin melakukan setting di http://admin.google.com

  • Masuk menu Security
  • Pilih Basic Settings
  • Pilih: Less secure apps
  • Go to settings for less secure apps
  • Pilih allow users to manage their access to less secure apps

gmail1

Login ke Gmail menggunakan akun yang ingin di sinkronkan (direkomendasikan hanya satu akun saja yang login)

Pilih Setting (dikanan atas layar Gmail)

gmail2

Pilih Tab Forwarding and POP/ IMAP

Di Menu IMAP Access, pilih/ beri ceklist pada Enable IMAP dan sesuaikan setting lainnya sesuai kebbutuhan user Klik Save Changes

gmail3

Kemudian masuk ke link https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps kemudian pilih Turn On

gmail4

2. Setting di sisi Email Client (Ms Outlook)

Buka Outlook dan Pilih Tab FILE lalu Add Account

Pilih Manual setup

gmail5

Pilih POP or IMAP

gmail6

POP dan IMAP Account Setting
User Information
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda

Server Information
Account Type : IMAP
Incoming mail server : imap.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) : smtp.gmail.com

Logon Information

User Name : isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda
Setelah semua field diisi pilih More Settings

gmail7Pilih Tab Outgoing Server ceklist My Outgoing server (SMTP) requires authentication

gmail8

gmail9

Selanjutnya pilih Tab Advanced
Incoming Server (IMAP) : 993
Encryted connection : SSL
Outgoing Server (SMTP) : 465 atau 587
Encryted connection : TLS
Lalu Klik OK

Lalu Pilih NEXT dan Outlook akan melakukan test Account

gmail10

gmail11

Setelah berhasil melakukan setup silahkan klik Finish atau Add another account untuk menambahkan akun lainnya di outlook

Migrasi Sebagian Email ke Gmail (G Suite)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail (G Suite)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail

Dalam beberapa situasi diperlukan melakukan migrasi sebagian email user dari mail server lama (misal mail server yang disediakan oleh hostingan) ke mail server Gmail (G Suite). Hal ini dapat dilakukan dengan cara Split Delivery dan Dual Delivery.

Dengan split delivery, jika akun email tidak ditemukan di mail server Google akan diteruskan ke mail server lama. Dengan demikian baik user di mail server lama maupun mail server Googe akan dapat menerima email yang dikirim.

Namun demikian apa bila pengirim bersasal dari mail server lama, maka pesan tidak sampai ke akun email yang ada di mail server Google. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan setting dual delivery disisi mail server lama.

Split Delivery

Dengan split delivery, seluruh email di routingkan ke G Suite Mail Server. Berikut cara mengkonfigurasi Split Delivery :

1 Update MX records di panel DNS anda ke G Suite Mail Server.
 gmail-mx-records
2 Login ke  Google Admin console (https://admin.google.com).
3 Dari Dashboard, masuk ke: Apps > G Suite > Gmail > Advanced settings.
4 Di bagian organisasi pastikan domain yang di pilih tersorot, misal visioinformatika.com
5 Lalu scroll ke bagian bawah, temukan bagian Email Routing
6 Pada bagian bawah Email Routing, klik Add Another Destination (Maka akan terbuka window dialog baru)
 Migrasi Sebagian Email ke Gmail
 split-delivery-settings-1
7 Pada opsi Deliver email for , pilih Unknown mailbox accounts only. Lalu klik tombol save. Dibutuhkan waktu sampai dengan 1 jam agar terpropogasi keseluruh user.

Dual Delivery

Dual delivery dilakukan dengan memforward email yang berasal dari akun dari mail server lama ke akun alias yang berada di mail server Google. Berikut tahapan mengkonfigurasi dual delivery.

1 Buat sub domain baru di panel DNS dimana kita melakukan hosting, misal alias.solarmora.com
2 Buat domain alias dari Admin Console G Suite, lakukan verifikasi domain seperti saat menambahkan primary domain saat setup G Suite di awal.
3 Lalu lakukan forwarding email di mail hosting lama untuk akun yang sudah di pindah ke mail server google. Misalkan akun demo@solarmora.com sudah di pindahkan ke mail server google, maka di mail server lama lakukan forwarding jika ada email dari local mail server lama ke demo@solarmora.com  ke akun demo@alias.solarmora.com

Contoh Setting Email Forwarding di Masterweb

1 Settingan DNS record alias, masuk dari menu: Domain>Kelola Domain dan DNS>solarmora.com>Sunting DNS. Setelah mealakukan penambahan record seperti contoh berikut, lakukan update dan klik tombol selesai. Jika propogasi telah selesai dapat dilakukan pengecekan dengan command dos: nslookup -q=MX alias.solarmora.com
 dns-alias
2 Settingan Mail forward dari menu Email>Kelola Email>solarmora.com>Kelola
 email-fwd0
 email-fwd
 email-fwd1
Cara mengirim Email Atas Nama Group atau Milis

Cara mengirim Email Atas Nama Group atau Milis

Jika anda menggunakan G Suite untuk perusahaan atau domain, maka seringkali kita memiliki group atau milis seperti info@namadomain.comhepdesk@namadomain.com, semua email yang dikirim ke group/milis akan di forward ke anggotanya. Nah, kadang-kadang diperlukan mereply email atas nama group misal, dalam group info@visioinformatika.com ada pelanggan yang mengirimkan email tentang suatu pertanyaan dan salah satu anggota group/milis ingin mereply atas nama group/milis, misalkan tiurma@visioinfomatika.com, hal ini akan menjadi masalah.

Solusi untuk permasalahan ini adalah:

  • Masuk ke Gmail
  • Klik   (Menu Settings) di baris kedua pojok kanan atas. Pilih tab Accounts
  • Lalu klik  bagian Add another email address you own dalam seksi Send Mail As 
  • Masukkan Nama dan Alamat group, misal:Nama: G Suite Reseller Indonesia Group Addres: info@visioinformatika.com
  • Langkah selanjutnya adalah pilihan jalur pengiriman (via mail domain atau SMTP), untuk memudahkan klik saja yang default.
  • Selanjutnya kode verifikasi akan dikirim ke email group, misal info@visioinformatika.com, masukkan kode tersebut dalam isian code, lalu klik verifikasi.
  • Selanjutnya setiap mengirim email, akan ada pilihan From: info@visioinformatika.com

Semoga Bermanfaat.

Gambar 1. Tampilan Settings Tab Accounts
Gambar 2. Tampilan form alamat email lain yang dimiliki.
Gambar 3. Pilihan cara pengiriman email.
Gambar 4. Email notifikasi untuk kode konfirmasi.
Gambar 5. Tampilan settingan setelah memasukkan kode pada form konfirmasi