Keunggulan G Suite untuk Organisasi

Organisasi apapun itu, baik yang jelas-jelas profit oriented atau yang sosial or non-profit, lembaga kemasyarakatan atau lembaga pemerintahan, orientasinya adalah “untung” dengan persepsi masing-masing.

Definisi “untung” berbeda-beda menurut jenis organisasinya. Bagi organisasi yang profit oriented, “untung” adalah penerimaan melebihi atau minimal sama dengan target penerimaan yang sudah ditetapkan perusahaan, sedangkan untuk organisasi yang tidak profit oriented, definisi untung (mungkin) hanya berkisar pada penerimaan tidak melebihi biaya operasional organisasi itu, penerimaan yang diterimanya (dari sumber manapun) dikelola semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi, syukur jika ada sisa sehingga bisa digunakan untuk mengembangkan organisasi.

Pada dasarnya, supaya sebuah organisasi bisa mendapatkan “Untung” dengan dua macam cara, yaitu :

  1. Meningkatkan penerimaan: dengan cara memaksimalkan promosi dan marketing, mengembangkan produk, menggenjot salesmen dan banyak macam cara untuk mencapai tujuan, yaitu penerimaan yang meningkat.
  2. Mengurangi Biaya Operasional: dengan cara efisiensi dan efektifitas operasional organisasi secara umum, seperti dengan menyetting perangkat listrik supaya mati(off) jika tidak digunakan untuk mengurangi cost listrik, menggunakan software komunikasi dan koordinasi untuk mengurangi biaya transport koordinasi manajemen dan pulsa telepon, dan usaha-usaha lainnya untuk menekan biaya operasional organisasi.

G Suite berperan (khususnya) pada upaya untuk menekan Biaya Operasional, sehingga organisasi bisa mendapatkan “untung” yang lebih besar.

Keunggulan/Keuntungan yang bisa didapatkan dari mengimplementasikan program dan aplikasi G Suite untuk Perusahaan adalah :

1. Mengurangi penggunaan program bajakankarena bagi organisasi yang masih kecil, sedikit banyak menggunakan software bajakan, mulai dari OS windows, MS.Office hingga program-program lainnya. Dengan menggunakan G Suite, minimal Penggunaan MS. Office (bajakan) bisa digantikan dengan dengan aplikasi google docs yang isinya adalah program olah data semacam MS.Office dan itu semua GRATIS. Bagi organisasi memang menggunakan software berbayar (misal MS.Office original), mungkin buat pertimbangan kedepannya untuk tidak membeli software berbayar itu lagi, yang berarti mengurangi cost pembelian software.

2. Connect Anytime, Anywhere: dengan konsep cloud computing, semua file berada dalam server google, sehingga pengguna tidak terbatasi oleh waktu dan tempat, file yang dikerjakan pada jam kerja bisa segera di edit di luar kantor melalui laptop yang terkoneksi internet atau menggunakan smartphone seperti iphone, blackberry, android atau yang lainnya.

3. Memotong Jalur koordinasi dan hemat kertas: jika sebelumnya, laporan dari setiap bagian itu harus direkap dahulu, di edit, benerin lagi, di edit ulang, kemudian (entah berapa kali edit) baru mendapat acc dari pimpinan. Praktek klasik seperti itu sangat boros, baik boros kertas karena harus print berkali-kali karena sering di revisi, juga boros waktu karena mondar-mandir revisi terus. Dengan G Suite, file-file tersebut tidak perlu keluar dari program untuk dapat di revisi, setiap yang memiliki wewenang untuk edit, dapat langsung mengedit pada file yang bersangkutan sekalian chatting melalui google talk atau chat, jika sudah fixed, baru di print.

4. Email dengan nama domain organisasi sendiri: memiliki email dengan domain organisasi merupakan salah hal yang penting sekali, karena berhubungan dengan image profesionalitas dan dentitas organisasi yang bersangkutan. Jika sebelumnya menggunakan aplikasi yang didapat dari penyedia webhosting, hal itu memerlukan peranan IT dan sulitnya masuk ke dalam halaman muka email tsb, juga dengan fasilitas dan desain yang seadanya. Dengan G Suite, sangat mudah membuat alamat email dengan domain organisasi, plus seabrek-abrek fitur bawaaan gmail yang keren juga dengan user friendly interface. Pimpinan, Manajemen dan karyawan akan bangga untuk menyebarkan alamat email dan kartu organisasinya.

5. Full Kolaborasi: G Suite sengaja di desain untuk mempermudah koordinasi antar bagian dan antar personal. Semua aplikasi dalam G Suite dapat ber-kolaborasi antar akun yang satu dengan yang lain, mulai dari kolaborasi olah data dengan google docs, sharing jadwal dengan calender, chatting dengan Gtalk, bagi-bagi file dan perkembangan projek dengan google site dan lainnya.

6. G Suite Marketplace: Bagi yang kurang puas dengan aplikasi standar G Suite, tersedia ratusan aplikasi dari pihak ketiga yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi yang bersangkutan, ada yang GRATIS dan berbayar, silakan disesuaikan saja.

Semua keunggulan/keuntunan G Suite tersebut bertujuan untuk membuat jalur komunikasi dan koordinasi yang effektif dan effisien, dan pada ujungnya adalah pengurangan cost operasional sehingga organisasi (apapun itu) bisa lebih untung.

Jika Organisasi lebih untung, maka ada kesempatan untuk liburan bersama, bonus-bonus, kenaikan gaji dan banyak hal yang bisa meningkatkan kesejahteraan karyawan.