Langkah terbaik untuk ber-Google ria : Konfigurasi dan Pengujian Google Apps Suite

by | Mar 21, 2013 | G Suite

NB�: Posting ini merupakan bagian kedua dari lima tahap yang merincikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk pergi ber-Google ria. Tinjau ini untuk melihat yang pertama.

Anda telah membuat keputusan untuk “Go Google” �sekali dan untuk selamanya. Anda telah memastikan karyawan sepaham dengan Anda dan telah mempersiapkan diri untuk bergerak ke tahap selanjutya, jadi tunggu apa lagi…

Konfigurasi Google Apps

Pembelian Lisensi

Setelah membuat keputusan untuk “Go Google”, sudah saatnya untuk mulai melaksanakan prosesnya. Pertama dan terpenting, Anda perlu membeli lisensi Google Apps untuk pengguna di domain Anda. Meskipun Anda dapat membeli lisensi dasar per pengguna, kami sarankan sekaligus membeli lisensi untuk semua karyawan yang ada. Anda telah berkomitmen untuk “Go Google”, jadi berkomitmenlah terhadap keuangan dan mulai migrasi Anda. Lagipula Anda tidak dapat sepenuhnya mengatur fitur dalam domain Anda, seperti Google Groups, tanpa terlebih dahulu membeli lisensi untuk setiap karyawan.

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya di bagian pertama, Anda dapat membeli lisensi melalui reseller� atau membelinya langsung melalui Google. Kompleksitas migrasi Anda, jumlah data yang Anda butuhkan untuk migrasi dan tingkat kenyamanan karyawan Anda menggunakan produk konsumen Google, seperti Gmail, akan menentukan keputusan Anda dalam hal ini.

Gunakan Google Apps Setup Wizard

Setelah Anda membeli lisensi pengguna, login ke akun Anda dan kunjungi tab Setup�di control panel Google Apps (Untuk mengakses control panel�dari kotak masuk Gmail Anda, klik ikon berbentuk gear�dan pilih Manage this domain). Setelah itu, Anda akan masuk lebih dalam ke Google dengan setup wizard.

Pastikan Anda menjalankan setiap langkah dengan cermat, memilih pengaturan yang sesuai di setiap bagian. Anda tidak perlu mengatur surat di bagian “Set up your Apps” karena dengan melakukan hal itu akan menyebabkan semua surat yang masuk akan dikirimkan ke Google Apps, bukan ke server mail�Anda saat ini. Anda dapat kembali ke setup wizard�setelah Anda menyelesaikan migrasi dan mengatur mail untuk diri sendiri dan pengguna Anda.

Testing Google Apps

Login dan mengakrabkan diri dengan Google Apps

Meskipun Anda tidak akan menerima email pada akun Google Apps Anda (tidak akan terjadi sampai anda mengarahkan MX Records Anda), Anda harus bersedia menghabiskan waktu selama beberapa jam untuk menjelajahi Google Apps, termasuk fungsi-fungsi Administrasi dalam control panel�dan produk pendukung lain dalam Google Apps Marketplace. Pastikan Anda :

• Membuat / Mengirim Email
• Membuat dokumen, slide, dan lembar kerja
• Mengatur profil Google+ Anda dan melakukan Google Hangouts
• Jelajahi fitur email seperti Label, Filter, dan Folder
• Mengakrabkan diri dengan Google Talk (Gtalk)

Mengatur Google Apps Migration Tool

Nah, sekarang Anda telah membiasakan diri dengan Google Apps pada tingkat dasar, sekarang waktunya memigrasi data dari sistem bawaan Anda ke Google Apps. Berbicara mengenai migrasi data ke Google Apps tidak akan terlepas dari email, kalender, dan kontak, kita berfokus pada hal-hal tersebut. Kami menyarankan Anda untuk memigrasikan data Anda dan data salah satu orang lain, lebih disukai karyawan non-teknis, untuk mendapatkan persepektif yang berbeda pada lingkungan yang baru.

Sebelum memulai migrasi, Anda harus mencatat apa yang akan dan tidak akan ditransfer selama proses sedang berlangsung, dan bagaimana data bisa diformat ulang setelah dimigrasikan.

Data yang bermigrasi akan lebih bervariasi, tergantung dengan sistem bawaan yang Anda migrasikan. Jika Anda bermigrasi dari Microsoft Exchange (migrasi paling umum), periksa panduan administrasi GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) halaman 12-15. Berikut adalah beberapa fitur Exchange yang paling umum digunakan yang tidak akan ditransfer selama proses migrasi:

• Shared Folders – Anda dapat mengganti fungsi ini melalui Google Groups, yang dapat berfungsi sebagai daftar distribusi, forum, dan banyak lagi.
• .exe Files – (akan di attach ke email)
• Importance Levels – Google memungkinkan Anda untuk menandai pesan sebagai “penting” atau “tidak penting” dan Anda juga dapat membuat sebuah “Inbox prioritas” untuk menempatkan email “penting” di atas email biasa.
• Signatures – Pengguna dapat menciptakan signature�email di pengaturan Gmail mereka atau Admin dapat menginstall program pendukung untuk mengstandarisasi signature pada keseluruhan perusahaan.
• External shared contacts – Untuk mendapatkan kembali fungsi ini, Anda perlu menginstall program pendukung solusi melalui Google Apps Marketplace.
• Tasks – Ganti fungsi ini fitur Google’s native Task, yang muncul langsung di kotak masuk atau menginstal program pendukung solusi manajemen.

Jika Anda menggunakan Lotus Notes, kunjungi panduan GAMLN, terutama halaman 9-10, untuk menentukan bagimana item-item bermigrasi. Berikut daftar berbagai perubahan yang harus Anda sadari selama proses migrasi:

• Folder Mail akan muncul sebagai Label di Gmail – pencipataan Label pada folder dapat gagal apabila pengguna telah mengganti tipe folder menjadi Shared atau Private pada pemakaian pertama.
• Tindak lanjut flag yang muncul sebagai bintang di Gmail
• Tanda unread tidak dimigrasikan
• Kalender migrasi:
  • Tidak mendukung peserta yang didelegasikan
  • Tidak mendukung aturan akhir pekan Lotus Notes

Memigrasi data ke Google Apps untuk pengujian

Setelah Anda membuat catatan perbedaan fitur pos migrasi, saatnya untuk benar-benar memigrasikan data. Seperti telah dibahas, sistem bawaan Anda membuat perbedaan besar disini. Untuk Exchange gunakan alat GAMME (atau Google Apps Sync for Microsoft Outlook (GASMO) jika data tersimpan secara lokal pada komputer pengguna), untuk Lotus Notes gunakan panduan GAMLN, dan jika Anda melakukan migtasi cloud to cloud, Anda dapat menggunakan produk lain seperti ShuttleCloud.

Perhatikan berapa lama waktu yang diperlukan untuk migrasi (ini akan bergantung pada kualitas koneksi dimana server Anda dihosting) sehingga Anda dapat memperkirakan waktu yang diperlukan unutk melakukan migrasi pada sektor lain di perusahaaan Anda.

Review perubahan paska-migrasi

Setelah data Anda bermigrasi dari sistem on-premise ke Google Apps, lakukan hal ini untuk menguji sistem (setelah semuanya, Anda hanya memiliki satu kali kesempatan melihat perbedaan antara sistem dengan fresh eyes):

• �Cari sebuah pesan tertentu menggunakan fungsi Search di Gmail, karena Anda tidak lagi memiliki fitur penyaringan atau pengurutan
• Pastikan bahwa Kalender Anda bermigrasi dengan benar
• Pastikan Kontak telah terisi dengan baik
• Pastikan Anda tahu bagaimana menyelesaikan tugas-tugas Anda yang paling umum dalam sistem yang baru

Setelah data benar-benar bermigrasi, mengatur akun Anda, dan meng-explore semua Google Apps yang ditawarkan, Anda sekarang dilengkapi dengan baik untuk tahap berikutnya dari migrasi – pelatihan karyawan dan manajemen perubahan. Untuk lebih mempersiapkan diri pada tahap ini, dimana karyawan bingung dan ragu-ragu cenderung memiliki banyak pertanyaan, pastikan Anda dapat memberikan jawaban mengenai fitur yang paling sering digunakan karyawan dan bagaimana fitur tersebut diterjemahkan ke Google Apps.

NB:

Untuk saran lebih lanjut tentang melakukan perubahan manajemen dan pelatihan karyawan, pastikan untuk memeriksa bagian ketiga dari seri ini.

Langkah terbaik untuk ber-Google ria : Persiapan

by | Mar 20, 2013 | G Suite

NB : Posting ini merupakan bagian pertama dari lima tahap yang merincikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk pergi ber-Google ria.

Migrasi ke Google Apps bisa menjadi kerjaan yang menakutkan, tergantung pada ukuran organisasi Anda, jumlah data yang akan dimigrasi, sistem yang mau dimigrasi-in, dan tingkat keakraban karyawan Anda dengan Gmail dan konsumen lain yang menggunakan produk Google. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh para pemimpin atau eksekutif dalam bidang IT saat merencanakan langkah-langkah awal dari sebuah migrasi. Persiapan baik sejak dini akan membawa kesuksesan nantinya.

Pastikan dukungan dari para decision makers perusahaan

Hal pertama dan terpenting, �para pengambil keputusan di perusahaan Anda harus benar-benar mendukung migrasi ke Google. Ber-alasankan penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan kolaborasi sudah cukup untuk meyakinkan mereka, bahkan yang paling paranoid sekalipun. Setelah orang-orang IT dan para pemimpin perusahaan udah sehati, baru Anda bisa memulai migrasi Anda.

Tentukan siapa yang dilibatkan dalam proses migrasi

Ukuran perusahaan Anda, jumlah data dan sumber data yang terlibat dalam migrasi, dan pengalaman staff IT Anda dengan Google Apps harus diperhitungkan disini. Perusahaan dengan data yang kecil untuk dimigrasikan, punya ahli migrasi Google Apps yang sedikit handal, dan karyawan yang sudah akrab dengan Gmail mungkin dapat melakukan migrasi ke Google Apps tanpa bantuan dari konsultan luar.

Perusahaan yang memigrasikan sejumlah besar data email dan data lain (seperti dokumen yang disimpan di sebuah server file on-premise) dan mencari tenaga terlatih mungkin dapat meminta bantuan Google Apps reseller. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan Google Apps reseller, pilihlan Google Apps Premier reseller dengan spesialis deployment yang bersertifikat. Untuk perusahaan besar, melakukan migrasi tanpa bantuan dari luar bisa menjadi rumit dan sangat menantang. Perusahaan dengan sumber daya IT yang terbatas akan menjadikan proyek tersebut lebih menegangkan.

Tentukan strategi migrasi Anda

Menentukan strategi migrasi Anda akan sangat bergantung pada sistem bawaaan yang saat ini dipakai oleh perusahaan dan ukuran perusahaan Anda. Untuk perusahaan dengan ribuan karyawan dan beberapa kantor cabang (biasanya bertaraf internasional), migrasi secara bertahap sangat penting untuk dilakukan,

Perusahaan yang mengalami masalah teknis dengan server bawaan mereka akan memigrasikan data dengan jumlah minimal untuk menjaga agar karyawan mereka dapat tetap bekerja sampai proses migrasi dapat diselesaikan (misalnya Anda segera memigrasikan data dari 30 sampai 60 hari terakhir, dan kemudian menyelesaikan sepenuhnya migrasi tersebut pada waktu yang akan datang).

Beberapa perusahaan ada yang langsung memigrasikan semua datanya, dalam beberapa kasus yang langka, ada juga perusahaan yang kembali memulai dari awal dan tidak melakukan migrasi apapun. Jika Anda memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan dan mengelola jumlah data yang dimigrasikan, kami menyarankan memilih tanggal libur dan memindahkan semua pengguna dan data pada hari itu, metode tersebut jauh lebih mudah untuk dikelola.

Apapun pendekatan migrasi yang Anda terapkan, pastikan untuk memanfaatkan alat migrasi dan panduannya yang disediakan oleh Google untuk Microsoft Exchange (PDF) dan Outlook, Lotus Notes (PDF), dan webmail yang sesuai dengan sistem bawaan Anda.

Mengatur Timeline

Setelah Anda menetapkan hati untuk “Go-Google” dan memilih tim migrasi Anda, Anda harus menetapkan waktu sekitar empat atau lima minggu, tentu saja hal ini akan bervariasi tergantung besarnya perusahaan atau perusahaan memigrasi sejumlah data yang sangat besar dan sistem lain ke cloud�secara bersamaan. Pastikan untuk menghindari penjadwalan pada saat acara besar perusahaan dan sewaktu trafik sedang tinggi. Alangkah lebih baik jika melakukan migrasi pada saat akhir pekan, memberikan banyak waktu kepada departemen IT untuk memperbaiki masalah apapun yang muncul. Ketika karyawan membuka email masuk mereka pada senin pagi, mereka akan memasuki minggu yang baik dengan sistem yang baru.

Jika Anda menjadwalkannya selama empat atau lima minggu, ikuti penjadwalan berikut ini :

• Minggu 1 – Persiapan
• Minggu 2 – Pengujian dan Konfigurasi
• Minggu 3 – Melatih pengguna dan memanajemen perubahan
• Minggu 4 – Melakukan Migrasi
• Minggu 5 – Finalisasi dan menindaklanjuti dengan pengguna

Pastikan karyawan Anda sepaham

Terlepas dari ukuran organisasi Anda, memastikan karyawan sepaham dengan migrasi Google merupakan hal yang penting. Jika Anda gagal meyakinkan karyawan Anda untuk “Gooing-Google”, Anda akan meresikokan keseluruhan migrasi. Karyawan yang tidak yakin pada strategi baru Anda akan menjadikan migrasi layaknya sandera, bergantung pada sistem bawaaan yang lama setelah sistem tersebut dipensiunkan. Hal ini merupakan kegagalan untuk mengadopsi sistem baru dan membuat mimpi buruk bagi IT, menciptakan gesekan pada perusahaan dan memperlambat keseluruhan migrasi.

Cari dan temukan inovator teknologi, pengadopsi awal, dan karyawan yang menggunakan Gmail untu email pribadi mereka. Mereka dipastikan sudah sangat akrab dengan banyak fitur yang ditemukan di Google Apps dan sangat gembira jika email perusahaan juga sudah “Going-Google”. Para evangelist ini dapat menunjukkan berbagai manfaat dari Google Apps seperti kemampuan untuk menyimpan data secara langsung, kolaborasi real-time, one click sharing, video confrence, panggilan suara, chatting, dan masih banyak lagi. Memastikan pemengaruh karyawan sepaham dengan migrasi Anda akan membuat proses migrasi berjalan lebih lancar walau dengan karyawan yang skeptis.

Dalam perusahaan besar, pastikan Anda memiliki beberapa evangelist, setidaknya satu disetiap departemen. Kemudian Anda dapat menggunakan beberapa evangelist untuk pelatihan karyawan, meringankna beban pada bagian IT dan mengurangi ketergantungan Anda pada bantuan dari luar.

(Lebih) berkomunikasi dengan karyawan Anda

Mengkomunikasikan perubahan yang akan datang kepada para karyawan Anda merupakan sebuah kebutuhan yang penting. Migrasi adalah sebuah usaha besar dari perspektif teknis, dan juga mengharuskan karyawan membiasakan diri dengan antarmuka baru, terminologi dan cara yang benar-benar baru dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Pastikan untuk mengirim email yang berisikan update, tips untuk latihan, link ke situs yang berisikan informasi berguna, dan mengadakan sesi yang mendiskusikan mengapa migrasi terjadi dan bagaimana karyawan memperoleh manfaat.

Setelah rangkain migrasi telah selesai, Anda juga harus memastikan untuk memberikan informasi mengenai potensial gangguan layanan, perubahan perangkat keras dan perangkat lunak dan perubahan kebijakan privasi yang baru kepada karyawan Anda, sehingga mereka dapat mempersiapkan diri sebelumnya.

Berikut adalah beberapa contoh email untuk dikirimkan kepada karyawan Anda.

Survey karyawan Anda

Ketika Anda berkomunikasi tentang perubahan sistem yang akan datang, maka Anda akan terbantu untuk mengetahui fitur apa yang sangat diperlukan oleh karyawan Anda pada sistem sebelumnya. Sehingga ketika Anda terlibat dalam pelatihan pengguna, Anda dapat lebih fokus pada hal yang sama dalam Google Apps.

Agar dapat segera mengumpulkan informasi ini, departemen IT dapat mengirimkan survei singkat. Pertanyaan yang diberikan dapat bervariasi tergantung pada sistem bawaan perusahaan Anda yang dimigrasikan, tetapi harus tetap terfokus pada penggunaan, fungsionalitas, keakraban dengan Google Apps dan Gmail, dan kepentingan migrasi. SurveyMonkeys atau Google Forms (mengingat Anda menggunakan Google) menyediakan layanan yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan mengirimkan survei.

NB :�

Setelah Anda menentukan tahap migrasi Anda, mengkonfirmasi jadwal dan memastikan bahwa karyawan dan pimpinan perusahaan Anda sudah sepaham, Anda dapat mulai mengeksplorasi lebih dalam Google Apps Suite.

Untuk beberapa tips migrasi, pastikan Anda meninjau bagian kedua dari seri ini yang membahas konfigurasi dan pengujian Google Apps Suite.

8 alat Google yang tersembunyi tetapi “powerful” untuk berbisnis

by | Mar 15, 2013 | G Suite

Tahukah Anda selama ini, bahwa Google bukan hanya sekedar mesin pencari? Jika Anda tahu dimana mencarinya, Anda dapat menemukan harta karun berupa alat gratis atau hampir gratis untuk membantu Anda dalam mengembangkan bisnis.

Hampir semua orang menggunakan Google dalam berbagai bentuk untuk mendukung bisnis mereka. Saya yakin Anda tahu tentang Google Maps, AdWords, Google Analytics, dan Gmail. Anda juga mungkin tahu tentang Google Drive, Google Calendar, Chrome, dan Google Web Browser. Saya bahkan sangat yakin beberapa dari Anda di luar sana juga telah menyelidiki bagian Google “yang lebih”, dimana Anda akan menemukan lusinan produk Google yang terdaftar. Tapi Google juga menyediakan beberapa alat yang “melebihi” dari apa yang saya sebutkan diatas, dan banyak dari alat tersebut dapat membantu Anda dalam pemasaran dan pengoperasian bisnis Anda. Saya akan menjelaskan secara singkat kepada Anda, yuukk mari..

1. Google Trends

Bayangkan Anda sedang berada di dalam proses bisnis yang berkembang seiring dengan perubahan zaman. Anda perlu menentukan jenis bahasa pemasaran dan istilah deskriptif apa yang digunakan untuk material penjualan Anda, salinan website, dan search engine optimization. Pertimbangkanlah untuk memasukkan beberapa istilah Anda ke dalam kotak pencarian Google Trends untuk melihat bagaimana istilah-istilah tersebut telah berubah dari waktu ke waktu. Carilah istilah yang masih nge-tren dan tinjau kembali detail tambahan yang disediakan Google.

2. Think With Google

Berbicara tentang mencari data untuk membantu perusahaan Anda yang berkembang, jangan lewatkan Think With Google�. Itu merupakan sumber daya pemasaran gratis yang sarat dengan tren konsumen, wawasan marketing, studi kasus, penelitian industri, dan inspirasi kreatif.

3. Go Mo

Tahukah Anda bahwa 67% orang mengatakan bahwa situs yang mobile-friendly�membuat mereka lebih cenderung membeli produk atau menggunakan layanan? (Bahkan bila orang-orang ini menyukai bisnis Anda, 50% dari mereka akan lebih jarang menggunakan Anda jika website Anda tidak mobile-friendly�!) Jangan sampai Anda jatuh pada kategori tadi. Pada artikel tentang