10 Tips Google Workspace Paperless Yang Bisa Dicoba

10 Tips Google Workspace Paperless Yang Bisa Dicoba

Di era teknologi yang semakin berkembang terus menerus setiap tahunnya.

Google terus berkomitmen mengembangkan fitur-fitur yang canggih untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola data dengan mudah seperti, penyimpanan data, share file dengan team, meeting interface.

Dengan perkembangan tersebut, Google memiliki segudang fitur yang bisa di gunakan untuk menghemat penggunaan kertas di perusahaan.

Apa saja fitur dan tips tersebut?
Berikut kami rangkum 10 Tips Google Workspace yang bisa digunakan untuk menghemat penggunaan kertas (Paperless) di Office dan Perusahaan.

1. Membuat formulir online sebagai pengganti survei atau kuesioner kertas
dengan Google Form

Google Forms (legacy) – Integromat Support
Buat dan distribusikan formulir online untuk respons acara, permintaan hardware, pendaftaran karyawan baru, membuat kuesioner customer service terhadap penilaian kinerja suatu fitur, perusahaan (feed back) dan lainnya dengan mudah, dalam hitungan menit menggunakan Formulir. Setelah mengirimkan formulir, Anda akan mendapatkan respons secara real-time, bisa di download kedalam excel. Anda dapat menggunakan ringkasan dan diagram di Formulir untuk mempelajari hasil.

2. Memantau jadwal dan tenggat waktu penting
Tetap pantau tugas dengan membuat rencana project online di Spreadsheet. Buat daftar tugas dan tugaskan ke anggota tim. Siapa pun dapat langsung memperbarui daftar tugas online secara real-time, tanpa harus membaca email dari masing-masing orang. Kemudian, gunakan Kalender untuk membuat kalender tim online yang dapat diakses dan diperbarui oleh setiap orang jika terdapat perubahan pada jadwal dan tenggat waktu. Saat menjadwalkan rapat tim di Kalender, dan minta pembaruan dari setiap orang sebelum rapat.
Google Calendar GIF by Product Hunt - Find & Share on GIPHY

3. Membuat, menyimpan, dan berbagi konten secara online
Google memiliki fitur yang cukup banyak salah satunya yaitu membuat file, serta menyimpannya di Google Cloud , dan kelola gambar, video, PDF, dan file lainnya menggunakan Drive. Drive kemudian akan disinkronkan ke cloud agar setiap orang dapat mengakses konten terbaru kapan saja. Fitur berbagi dan kontrol akses di Drive membuat kerja sama dengan tim internal dan partner eksternal menjadi lebih mudah dan aman.

Selain itu anda dapat membuat dokumen baru secara langsung di jendela browser. Tulis dan bagikan materi, grafik, atau presentasi secara online dengan Google Docs, Spreadsheet, atau Slide, dengan fitur ini anda akan menghemat lembaran kerta materi presentasi untuk sesi pelatihan anda. Semua orang dapat melihat versi terbaru di komputer, tablet, atau telepon mereka, serta menambahkan masukan secara real-time pada file tersebut.

4. Membuat papan buletin virtual
Ingin berbagi pengumuman, acara berikutnya, atau perkembangan project terbaru dengan tim Anda? Anda tidak perlu mencetak dan memposting informasi ini. Gunakan Grup untuk membuat milis yang berfungsi sebagai papan buletin virtual dan menjangkau kotak masuk semua orang sekaligus

5. Mendiskusikan ide dan memberikan masukan secara online
Mendapatkan masukan untuk hasil pekerjaan Anda bisa sulit jika Anda bekerja dalam tim yang besar dan harus mencetak draft file untuk dibagikan dan diperiksa. Namun sekarang Buat file di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide secara online, lalu bagikan file tersebut dengan anggota tim dan pihak lainnya untuk menerima masukan dan tuangkan ide kalian bersama-sama sesuai yang ditargetkan dan diharapkan.

6. Berbagi referensi dengan tim di situs internal
Membuat referensi dan situs internal lebih mudah sekarang dengan adanya layanan Google Sites, yang ada memang bisa memakan banyak waktu, terutama jika Anda mengelola tim di seluruh dunia. Simpan semua aset di satu tempat dengan Google Sites, Kini, semua orang di organisasi Anda di mana pun mereka berada tetap bisa mendapatkan referensi yang terbaru.
Google Workspace Updates: Copy a site in the new Google Sites

7. Menyimpan semua draf file di satu file saja, dan kembali ke versi sebelumnya kapan saja
Saat mengerjakan video, gambar, PDF, dan file lainnya, Anda mungkin menyimpan beberapa draf sebagai referensi. Di Drive, Anda dapat menyimpan semua draf file dalam satu file sehingga lebih rapi, dan dapat kembali ke versi sebelumnya kapan saja jika diperlukan.

Jika Anda membuat item baru di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, semua draf akan otomatis disimpan di file yang sama. Cukup gunakan histori revisi untuk melihat perubahan dan beralih ke versi sebelumnya.

8.Memindai dokumen fisik di mana saja dan menyimpannya secara online
Daripada menyimpan tanda terima atau dokumen kertas, pindai tanda terima atau dokumen tersebut menggunakan aplikasi Drive di ponsel Anda. Kini, Anda dapat dengan mudah memiliki PDF instan untuk setiap transaksi.

9. Mengirim dokumen & atau spreadsheet versi PDF
membuat dokumen dengan Google Docs, sangat mudah selain bisa berbagi file, mengedit file, lalu bagaimana jika file google docs anda perlu di revisi ke versi sebelumnya, tentu dengan Google Docs dengan fitur version history akan dengan mudah mengecek versi layanan Google Docs dari 1 versi ke versi lainnya. selain itu google docs & spreadsheet yang telah ada buat anda bisa rubah atau konversi dengan dalam bentuk PDF, dengan cara download as PDF, setelah itu download file tersebut dan kirimkan ke klien anda.
How to Save a Google Doc as a PDF | Smallpdf

10. Melatih karyawan baru kapan saja dan di mana saja
Memiliki tenaga kerja terdistribusi yang memerlukan pelatihan tepat waktu? Ingin mengurangi biaya pelatihan di lokasi dan materi pencetakan? Memang bisa? Jawabannya tentu saja bisa, dengan fitur Google Meet
Gunakan Google Meet untuk melakukan kelas pelatihan virtual di seluruh dunia serta, dimanapun dan kapapun anda dapat bertemu secara langsung face to face, menghemat waktu dan biaya perjalanan. Kemudian, gunakan Sites untuk membuat halaman web dengan semua referensi orientasi dan pelatihan agar orang lain dapat dengan mudah menemukan materi referensi penting di satu tempat.

Google Sites

Google Sites

Berbagi Ruang Kerja Untuk Tim Anda

Google Sites Logo

 

Dengan Google Sites, membuat penciptaan, berbagi dan pemeliharaan website / intranet menjadi sederhana dan mudah.

Pengguna dapat membuat situs dengan jumlah halaman yang banyak, mengatur  dan menanamkan konten yang kaya dan aplikasi di website/intranet. Pembuatan situs menjadi lebih mudah dengan tersedianya banyak template dan semua ini dapat dilakukan tanpa perlu programmer atau tenaga IT khusus. Luncurkan intranet untuk perusahaan, situs proyek untuk tim, atau portal untuk pelanggan dengan pembuat situs. Semua tanpa harus menulis satu baris kode pun.

Mudah untuk dibangun

Buat situs semudah menulis dokumen melalui editor yang intuitif. Itu berarti tim tidak perlu bergantung pada pakar TI atau pengembang web , Anda dapat memilih dari ratusan pre-built template.

Mudah untuk diatur

Gunakan situs tim Anda untuk mengatur segala sesuatu dari kalender ke dokumen untuk presentasi untuk video. Built-in Google bertenaga pencarian membuatnya mudah untuk menemukan apa yang Anda cari untuk nanti.

Penelusuran canggih Google untuk menemukan konten di seluruh Sites

Gunakan penelusuran Google untuk menemukan informasi yang tepat di semua situs internal. Memudahkan bagian penjualan, dukungan, atau siapa saja di perusahaan untuk menemukan jawaban dengan cepat.

Berbagi kontrol mengamankan data

Atur individu dan grup mana yang memiliki izin untuk melihat atau mengedit situs. Pilih untuk menyediakan situs bagi rekan kerja tertentu, seluruh organisasi, atau siapa saja di web.

Gadget mempercepat penambahan konten

Sempurnakan situs dengan menyematkan kalender, peta, video, spreadsheet, presentasi, dan lainnya. Kini semua orang dapat mengunjungi satu lokasi pusat untuk melihat pembaruan dan konten terbaru.

Gmail

Gmail

Perkuat Pekerja Anda Untuk Bekerja Darimana, Kapan, dan Dengan Alat Apa Saja

Email adalah fungsi yang paling penting dari hari-hari bisnis. Ini adalah cara kita berkomunikasi, terhubung dan bekerja dengan satu sama lain, apakah kita berada di kantor yang sama atau di seluruh dunia. Dengan mengadopsi Gmail, cepat, user-friendly email platform dengan penyimpanan 50x lebih dari rata-rata industri, Anda dapat memungkinkan karyawan Anda untuk bekerja secara efisien dan efektif kapan saja, di mana saja dengan siapa pun.

20130607_Gmail_4.5_icons_001Bekerja dari mana saja: Gmail kompatibel dengan komputer atau perangkat mobile dengan koneksi data, memungkinkan Anda untuk bekerja dari mana saja. Apakah Anda bekerja di jalan, dari rumah, atau setengah di seluruh dunia dari kantor pusat bisnis Anda, Gmail membuat Anda tetap terhubung ke email Anda di mana pun Anda berada.

Mengelola pekerjaan Anda, bukan kotak masuk Anda: 25 GB Gmail penyimpanan untuk setiap pengguna berarti bahwa Anda tidak perlu menghapus surat Anda. Alat pencarian yang kuat Gmail memungkinkan pengguna untuk menemukan email yang mereka butuhkan hanya dalam hitungan detik. Selain itu, alat-alat organisasi seperti label dan filter memungkinkan pengguna untuk menyaring melalui email berdasarkan kategori.

Terhubung dengan rekan kerja Anda: Email tidak hanya tentang pesan, ini tentang berhubungan dengan orang. Built-in Gmail teks, suara dan video chat memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang online dan terhubung dengan mereka langsung. Lihat profil kontak Anda ‘foto, update, dan berbagi dokumen di samping email masing-masing.

 

×

Hello!

Hubungi kontak Sales Marketing kami pada WhatsApp atau kirimkan email anda ke sales@visioinformatika.com

× Halo, Ada Yang Bisa Kami Bantu?